Смены (учет рабочего времени)

Общая информация

Смены — это учет рабочего времени сотрудников. Сотрудник отмечает начало и завершение смены кнопкой в шапке приложения, а система запоминает время отметки, локацию, сеть и устройство. По этим отметкам руководитель видит отработанные часы, опоздания и незакрытые смены в отчете «Учет рабочего времени».

Учет включается отдельно для каждой локации и работает в мягком режиме: система ничего не блокирует. Если сотрудник опоздал, отметился из чужой сети или с незнакомого устройства — смена все равно откроется, а факт просто зафиксируется в отчете.

Настройка учета в локации

Настройка доступна пользователям с правом на раздел настроек.

1. В главном меню откройте «Настройки» → «Локации».

2. Нажмите на строку нужной локации — справа откроется карточка «Локация».

3. Заполните «График работы» и блок «Учет рабочего времени» (см. ниже).

4. Нажмите «Сохранить».

Настройки учета задаются только при редактировании локации — в окне создания локации этих полей нет.

График работы

Поле «График работы» задает плановое начало и окончание рабочего дня по дням недели. Именно от начала рабочего дня система считает опоздания.

• Включите нужные дни недели галочкой — для каждого дня подставятся «Начало» и «Конец» (по умолчанию 00:00 и 23:59), измените их на свои.

• Выключенные дни считаются нерабочими: опоздания в такие дни не фиксируются.

• Если график не заполнен, смены будут учитываться, но опозданий не будет вообще — их не с чем сравнивать.

Блок «Учет рабочего времени»

Блок находится внизу карточки локации.

• «Вести учет смен» — главный переключатель. Пока он выключен, виджет смены сотрудникам этой локации не показывается и смену начать нельзя.

• «Доверенные IP» — белый список сетей, из которых сотрудники отмечают смену. Введите адрес или подсеть и нажмите Enter; записей может быть несколько — например статический IP филиала и подсеть VPN (203.0.113.10, 10.8.0.0/24). Смена считается отмеченной из доверенной сети, если IP совпал хотя бы с одной записью. Пустой список означает, что проверка сети не выполняется и все смены считаются «своими».

• «Допуск опоздания, мин» — сколько минут после планового начала не считаются опозданием. По умолчанию 0.

Как сотрудник работает со сменой

Когда учет включен, в шапке приложения появляется виджет со значком часов и надписью «Смена». Виджет относится к текущей выбранной локации — перед отметкой убедитесь, что выбрана правильная локация.

Начало смены

1. Нажмите на виджет «Смена» в шапке.

2. В открывшемся окне посмотрите строку «Сегодня по графику …» — это плановое время работы локации на сегодня.

3. Нажмите «Начать смену».

После успешной отметки появится уведомление «Смена открыта», а в шапке запустится таймер. Справа от таймера индикатор (точка): зеленая — отклонений нет, желтая — есть замечания.

Во время смены

В окне виджета видно: статус, время начала смены, локацию с плановым графиком, а также строки замечаний, если они есть. Ниже, в блоке «Последние смены», показываются три последние закрытые смены.

Завершение смены

1. Нажмите на виджет и выберите «Завершить смену».

2. Подтвердите кнопкой «Завершить смену» или вернитесь назад кнопкой «Отменить».

После завершения появится уведомление вида «Смена закрыта · 6ч 11м».

Что важно знать сотруднику

• Одновременно может быть открыта только одна смена. Попытка начать вторую вернет сообщение «Смена уже открыта. Сначала завершите текущую.».

• Смены не закрываются автоматически. Если забыть нажать «Завершить смену», смена так и останется открытой, а в отчете попадет в «Не закрыта» и не войдет в отработанные часы. Через сутки в виджете появится напоминание «Смена идет больше суток — закройте ее и откройте новую».

• Если учет в локации выключили, а у вас осталась открытая смена, виджет продолжит показываться — чтобы вы могли ее закрыть.

Отметки и отклонения

Отклонения фиксируются в момент отметки и задним числом не пересчитываются: изменение графика или списка доверенных IP не меняет уже сохраненные смены.

Пояснения:

• Опоздание считается по дню недели и времени начала из графика работы локации, в часовом поясе локации. Время окончания рабочего дня на опоздание не влияет.

• Первая в жизни отметка сотрудника всегда считается сделанной с доверенного устройства — система запоминает это устройство и сравнивает с ним последующие смены (учитываются устройства последних 20 смен).

• Отметка «Чужое устройство» — это нормальная ситуация при работе из дома, с телефона или после переустановки браузера. Она не мешает работать.

Отчет «Учет рабочего времени»

Раздел доступен пользователям с правом на просмотр отчетов.

Откройте «Отчеты» в главном меню и выберите вкладку «Учет рабочего времени».

Фильтры

Фильтры находятся над таблицей справа. Кнопки «Применить» нет — отчет пересчитывается сразу после изменения любого фильтра.

• Период — поля «Начало» и «Конец». По умолчанию — текущий месяц. В календаре есть готовые варианты: «Сегодня», «Вчера», «Эта неделя», «Прошлая неделя», «Этот месяц», «Прошлый месяц». Максимальная глубина отчета — один год.

• «Локация: все» — ограничить отчет одной локацией.

• «Сотрудники: все» — выбрать одного или нескольких сотрудников.

• Разрез — «Без разбивки», «По неделям» или «По месяцам». При разбивке на каждого сотрудника приходится несколько строк, и в таблице появляется колонка «Период».

• «Только с отклонениями» — оставить в таблице лишь строки с опозданиями или техническими отметками. На карточки сводки этот фильтр не влияет — сводка всегда считается по всему периоду.

Сводка

Над таблицей — четыре карточки за выбранный период:

• «Рабочее время» — суммарные отработанные часы и среднее время за смену.

• «Смен закрыто» — количество закрытых смен, отметка «все закрыты» или «не закрыто: N», а также число сотрудников.

• «Опозданий» — количество опозданий из общего числа смен, суммарное и среднее время опоздания.

• «Технические отметки» — количество отметок «Вне сети» и «Чужое устройство».

Карточка подсвечивается желтым, только если по ней есть реальное отклонение.

Таблица

Нажмите на строку — она раскроется, и внутри появится список смен сотрудника за этот период: «Смена» (дата и интервал), «Длительность», «Опоздание» и «Отметки». Незакрытая смена отображается как «… — не закрыта». В строке показываются первые 50 смен, остальные попадут в выгрузку.

Выгрузка в файл

Нажмите значок настроек таблицы в правом верхнем углу и выберите выгрузку. Файл называется «Учет рабочего времени_<дата>» и содержит колонки: Сотрудник, Период, Отработано, Часы, Смены, Опоздания, Опоздание (мин), Вне сети, Чужое устройство, Не закрыта. Ограничение выгрузки — 10 000 строк.

Важно

• Учет включается для каждой локации отдельно переключателем «Вести учет смен». Без него виджет смены сотрудникам не виден.

• Система ничего не блокирует: опоздание, чужая сеть и незнакомое устройство только фиксируются в отчете.

• Пустой список «Доверенные IP» отключает проверку сети — все смены будут считаться отмеченными из доверенной сети.

• Опоздания считаются только по тем дням недели, которые включены в «Графике работы» локации.

• Незакрытые смены не входят в отработанные часы. Приучите сотрудников закрывать смену — иначе часы в отчете будут занижены.

• Отклонения фиксируются в момент отметки: изменение настроек локации не пересчитывает уже сохраненные смены.

• Отредактировать или удалить смену сотрудника нельзя — отчет доступен только для просмотра и выгрузки.