Настройка статусов заказа

Общая информация

Статус показывает, на каком этапе находится заказ: приняли, взяли в работу, ждем запчасть, выдали клиенту. Набор статусов вы настраиваете сами — под свой процесс работы.

Кроме названия у каждого статуса есть группа и цепочка переходов. Группа говорит системе, что этап значит по смыслу: заказ еще новый, уже в работе или закрыт. Цепочка задает, в какие статусы можно перейти дальше — благодаря ей менеджер в карточке заказа не переведет заказ из «Новый» сразу в «Выдан» мимо ремонта.

Проще всего представлять статусы как воронку: заказ идет по ней слева направо, а вы решаете, какие в ней шаги и какие переходы между ними разрешены.

Где настраиваются статусы

Настройка доступна пользователям с правом на раздел настроек.

1. В главном меню откройте «Настройки» → «Заказы».

2. Перейдите на вкладку «Статусы».

Обзор экрана

Статусы сгруппированы по группам — каждая группа раскрывается отдельным блоком:

Внутри группы статусы показаны цветными плашками — так же они выглядят в списке и в карточке заказа. Если в группе нет ни одного статуса, вместо плашек будет надпись «Нет данных» — это нормально, группу можно не использовать.

Нажатие на плашку открывает панель редактирования статуса.

Создание статуса

1. На вкладке «Статусы» нажмите «Создать» — справа откроется панель.

2. Заполните поля (описание ниже).

3. Нажмите «Создать».

Наименование

Название статуса так, как его увидят сотрудники: «Готов», «Ожидает оплаты», «Передан курьеру». Поле обязательное.

Группа

Обязательное поле. Выберите, к какому этапу относится статус. В списке групп первый пункт называется «Новый заказ» — на экране статусов его блок подписан просто «Новый».

По группе система понимает, закрыт заказ или нет. Статусы групп «Закрыт успешно» и «Закрыт не успешно» закрывают заказ, все остальные — держат его открытым. Поэтому статус «Отказ клиента» логично отнести к группе «Закрыт не успешно», а «Ожидает оплаты» — к «В ожидании».

Важно. Менять группу у статуса, который уже используется в заказах, стоит осознанно: вместе с ней меняется и то, считается ли заказ завершенным.

Из каких статусов и В какие статусы

Эти два поля задают цепочку переходов — им посвящен следующий раздел.

Цвет

Цвет плашки статуса. Нажмите на квадрат, выберите цвет из палитры (или задайте свой в поле внизу) и нажмите «OK». Цветом удобно кодировать смысл: зеленый — все идет по плану, оранжевый — ждем, серый — закрыто.

Порядок

Число, по которому статусы сортируются внутри своей группы: чем меньше число, тем левее плашка. Значение по умолчанию — 0, допускаются только числа от нуля и больше.

Удобно нумеровать с шагом, например 10, 20, 30 — тогда новый статус между двумя существующими можно вставить, не переписывая порядок у всех остальных.

Настройка цепочки переходов

Цепочка — это список разрешенных переходов. Она собирается из двух полей в карточке статуса.

«В какие статусы» — при смене статуса в карточке заказа менеджеру предлагаются только те статусы, которые перечислены здесь. Это основное поле цепочки.

«Из каких статусов» — то же правило наоборот: вы указываете, откуда можно прийти в текущий статус, а система сама пропишет его в поле «В какие статусы» у каждого выбранного. Удобно, когда добавляете новый шаг в готовую воронку.

Оба поля — множественный выбор: нажмите на поле, выберите нужные статусы из списка (они сгруппированы так же, как на экране статусов), выбранные появятся плашками. Убрать лишний — крестиком на плашке.

Пример цепочки

Читается схема так: у статуса «В работе» в поле «В какие статусы» указаны «На согласовании», «Ждет запчасть» и «Готов» — значит, из «В работе» менеджер может перевести заказ в любой из этих трех. Из «Новый» — только в «В работе».

Возвраты назад настраиваются точно так же: чтобы из «На согласовании» можно было вернуться в «В работе», добавьте «В работе» в поле «В какие статусы» у «На согласовании».

Добавим в эту схему статус «Ожидает оплаты» и укажем у него «Из каких статусов» = «В работе» — переходов из «В работе» станет четыре. Именно так собран пример на скриншотах статьи.

Финальные статусы

Если поле «В какие статусы» оставить пустым, статус становится финальным: заказ в него зайдет, а дальше переводить его будет некуда. Так устроены «Выдан» и «Выдан без ремонта».

Важно. Пустое поле у статуса в середине воронки — самая частая ошибка при настройке: заказ в нем застревает, а менеджер видит сообщение «Нет статусов для перехода». Если статус не финальный, обязательно укажите, куда из него идти дальше.

Редактирование статуса

1. На вкладке «Статусы» нажмите на плашку нужного статуса — откроется панель «Редактировать».

2. Измените поля.

3. Нажмите «Сохранить».

Переименование безопасно: заказы остаются в том же статусе, меняется только подпись. Кнопка «Закрыть» выходит из панели без сохранения.

Удаление статуса

Кнопка удаления — красный значок корзины в правом нижнем углу панели редактирования. После нажатия появится подтверждение «Подтвердите удаление» с кнопками «Удалить» и «Отменить».

Удалить получится не всегда — система защищает данные заказов:

• Если в статусе есть заказы, появится сообщение вида «Есть заказы (7) в данном статусе. Измените статус заказов и повторите.». Найдите эти заказы фильтром по статусу в списке заказов и переведите в другой статус.

• Последний статус в группе удалить нельзя.

Важно. Из полей «В какие статусы» у других статусов удаленный убирается не автоматически. После удаления проверьте статусы, которые вели в него, — цепочка могла разорваться.

Если вы отказались от этапа, но хотите сохранить историю по старым заказам, вместо удаления уберите статус из полей «В какие статусы» у всех остальных: менеджеру он предлагаться перестанет, а старые заказы сохранятся.

Кто может настраивать

Вкладка «Статусы» видна только пользователям с правом на раздел настроек — обычно это владелец компании и администраторы. Менеджеру заказов раздел не показывается: он работает с уже настроенными статусами.

Права выдаются в «Настройки» → «Роли»; нужное право находится в группе «Управление системой».

Как цепочка работает в заказе

В карточке заказа менеджер нажимает на плашку статуса — открывается список с текущим статусом и теми, что перечислены в его поле «В какие статусы». Статусы сгруппированы, есть строка поиска.

Ниже заказ находится в статусе «В работе», поэтому предлагаются четыре перехода — ровно те, что у этого статуса настроены.

А у заказа в статусе «Новый» вариант всего один — «В работе»: другие переходы из «Новый» не настроены.

Как только менеджер выбирает статус из группы «Закрыт успешно» или «Закрыт не успешно», заказ считается завершенным.

Важно. Цепочка действует при смене статуса в карточке заказа. Массовое действие «Изменить статус» в списке заказов ее не проверяет, а на доске заказов карточку можно перетащить в любую колонку, если у ее текущего статуса поле «В какие статусы» пустое. Цепочка защищает от случайной ошибки, но не заменяет договоренности в команде.

Частые вопросы

Можно ли вернуть заказ на предыдущий статус? Да, если такой переход настроен. Добавьте предыдущий статус в поле «В какие статусы» у текущего — и возврат станет доступен.

Что будет, если не заполнить «В какие статусы»? Статус станет финальным. Для «Выдан» это правильно, для «В работе» — нет: заказ в нем застрянет, а менеджер увидит «Нет статусов для перехода».

Почему нужного статуса нет в списке при смене статуса заказа? Две причины: этот переход не указан в поле «В какие статусы» у текущего статуса либо статус удален. Откройте текущий статус заказа и проверьте его поле «В какие статусы».

Можно ли создать два статуса с одинаковым названием? Система это разрешит, но так делать не стоит: в списках такие статусы неразличимы, и менеджер выберет не тот. Названия лучше делать уникальными.

Сколько статусов можно завести? Жесткого лимита в интерфейсе нет, но разумный ориентир — 7–12 статусов: длинную воронку сотрудники не запоминают.

Изменится ли что-то в старых заказах, если поменять цепочку? Заказы останутся в своих статусах. Новые правила подействуют только на следующую смену статуса.

Важно

• Группа определяет, закрыт заказ или нет. Статусы групп «Закрыт успешно» и «Закрыт не успешно» закрывают заказ, остальные оставляют его открытым.

• Пустое поле «В какие статусы» делает статус финальным. Для «Выдан» это правильно, для рабочего этапа — ошибка: заказ в нем застрянет с сообщением «Нет статусов для перехода».

• Цепочка работает в карточке заказа, но не проверяется при массовой смене статуса в списке заказов и не всегда — на доске заказов.

• Статус с заказами удалить нельзя — сначала переведите эти заказы в другой статус. Последний статус в группе тоже не удаляется.

• После удаления проверьте цепочку: ссылки на удаленный статус в полях «В какие статусы» у других статусов не убираются автоматически.

• Настройка доступна только пользователям с правом на раздел настроек.