Автоматизация заказов

Общая информация

Автоматизация заказов — это правила вида «событие → действие». Произошло что-то с заказом — система переводит его в другой статус или назначает ответственного, без участия пользователя.

Типичные сценарии:

• клиент оплатил счет — заказ автоматически уходит из «Ожидает оплаты» в «В работе»;

• заказ завис на согласовании дольше нормы — возвращается в работу;

• наступил крайний срок — заказ переводится в статус «Просрочен»;

• возврат денег подтвердили — заказ закрывается.

Правила работают на новых событиях: правило созданное сегодня не «догоняет» заказы, с которыми все произошло вчера.

Где настраивается

Настройка доступна пользователям с правом на раздел настроек.

1. В главном меню откройте «Настройки» → «Заказы».

2. Перейдите на вкладку «Автоматизация».

На вкладке — список правил. Рядом с заголовком бейдж «Активных: N» — сколько правил сейчас включено. Пока правил нет, вместо списка подсказка «Пока нет правил автоматизации».

Создание правила

Нажмите «Добавить правило» — вместо списка откроется форма.

Заполните поля:

Название правила

Обязательное поле. Пишите так, чтобы смысл читался из списка: «Счет оплачен — берем в работу», а не «Правило 1». Если оставить пустым, при сохранении появится предупреждение «Укажите название правила».

Триггер

Событие, по которому правило срабатывает. Доступно пять вариантов — подробно они разобраны ниже.

Включено

Переключатель справа от триггера. Выключенное правило остается в списке, но не срабатывает — удобно, когда сценарий нужен временно или его отлаживают.

Действия

Что система сделает, когда событие произойдет. Минимум одно действие обязательно, иначе при сохранении появится предупреждение «Добавьте хотя бы одно действие и заполните его параметр».

Нажмите «Добавить действие», чтобы добавить еще одну строку; крестик справа удаляет строку. Действия выполняются сверху вниз в том порядке, в котором стоят в форме.

Доступные действия:

Нажмите «Сохранить» — правило появится в списке.

Триггеры

«Счёт оплачен»

Правило срабатывает, когда счет по заказу полностью оплачен. Событие одинаково работает и при поступлении денег из банка, и при ручном закрытии счета в vlApp — отдельных правил на каждый случай заводить не нужно.

Если один счет выставлен на несколько заказов, правило применится к каждому из них.

Дополнительных полей у этого триггера нет.

«Наступил крайний срок»

Правило срабатывает, когда наступает «Крайний срок» заказа (поле Крайний срок в карточке).

Появляется поле «Смещение от срока, мин.»:

• отрицательное значение — сработать заранее (например -60 — за час до срока);

• 0 — в момент наступления срока;

• положительное — уже после срока.

Подсказка под полем предупреждает: «Правила проверяются раз в несколько минут, поэтому момент срабатывания может сдвинуться на это время.» Секундной точности здесь нет.

«Переход в статус»

Самый частый триггер: заказ перевели в определенный статус.

Появляется обязательное поле «Статус перехода» — тот статус, попадание в который запускает правило. Подсказка: «Правило сработает, когда заказ переводят в этот статус.»

Например: заказ перевели в «Готов» → действие «Назначить менеджера» на сотрудника, который обзванивает клиентов.

«Срок статуса»

Правило срабатывает, когда истекает норма времени статуса — то есть заказ завис на этапе дольше положенного.

Два поля:

• «Статус перехода» — за нормой какого статуса следим. Поле необязательное: пустое значение (плейсхолдер «Любой статус») означает «следить за нормой любого статуса». Подсказка: «Пусто — правило следит за нормой любого статуса. Статусы без заданной нормы срок не получают.»

• «Смещение от срока, мин.» — когда именно сработать: отрицательное значение — заранее, 0 — в момент истечения нормы, положительное — после. Ограничение — ±30 суток.

Если у выбранного статуса норма времени не задана, форма покажет предупреждение: «У этого статуса не задана норма времени — правило не будет срабатывать, пока норма не появится.» Это не ошибка сохранения — правило сохранится, но работать начнет только после того, как норму зададут.

Как задать норму — в статье «Норма времени статуса заказа».

«Статус возврата»

Правило срабатывает, когда возврат денег по заказу меняет статус. Правило применяется к заказу, по которому оформлен возврат.

Появляется поле «Статус возврата» — условие, при каком именно переходе срабатывать:

• «На рассмотрении» — заявку на возврат создали;

• «Одобрен» — возврат подтвердили;

• «Отклонен» — возврат отклонили;

• «Завершен» — деньги выплатили.

Поле необязательное. Плейсхолдер — «Любой статус», подсказка: «Пусто — правило сработает при любой смене статуса возврата.»

Работа со списком правил

Каждое правило в списке — это карточка:

• слева переключатель — включает и выключает правило прямо из списка, без открытия формы;

• название правила;

• сводка: чип триггера, стрелка и чипы действий — видно, что правило делает, не открывая его;

• справа кнопки «Редактировать правило» (карандаш) и «Удалить» (корзина).

Выключенное правило показано приглушенным.

Удаление запрашивает подтверждение. Если правило нужно просто приостановить — выключайте переключатель, а не удаляйте.

Важно

• Правила применяются к новым событиям. Заказы, с которыми событие уже произошло, правило не тронет.

• Действия выполняются в том порядке, в котором стоят в форме.

• Проверьте цепочку статусов. Если действие переводит заказ в статус, недостижимый из текущего, перевод не состоится. Схему переходов удобно проверить на вкладке «Статусы» в режиме «Схема».

• Триггер «Срок статуса» бесполезен без нормы времени — сначала задайте норму на статусе.

• Правила проверяются по расписанию, а не мгновенно: срабатывание по крайнему сроку и сроку статуса может сдвинуться на несколько минут.

• Осторожно с петлями. Правило «переход в статус A → перевести в статус B» и обратное правило «B → A» вместе дают бесконечный цикл — такие пары не заводите.

• Настройка доступна только пользователям с правом на раздел настроек.