Согласование задач: действия в карточке
Общая информация
Действие — это кнопка в карточке задачи: у нее есть название, роли, которым она доступна, статус, из которого она видна,
и статус, в который она переводит задачу. Настроив несколько действий, вы получаете маршрут: исполнитель сдает работу на
проверку, согласующий возвращает ее на доработку или закрывает.
Ключевое правило: если в проекте есть действие, закрывающее задачу, пункт «Закрыть» из меню карточки исчезает. Закрыть
задачу можно только тем действием, которое доступно именно вам. Так закрытие перестает быть общедоступной кнопкой и
становится шагом маршрута.
Из чего состоит действие
| Свойство | Что задает | | ------------------------- |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | |
«Название» | Подпись кнопки в карточке задачи | | «Набор» | Группа, в которую попадет действие. Кнопки одного
набора стоят в карточке рядом, под общей подписью | | «Описание» | Поясняющая строка под кнопкой | | «Иконка»,
«Цвет» | Оформление кнопки | | «Категория» | Смысл действия для уведомлений: «Отправить на проверку», «Вернуть на
доработку», «Завершить» или произвольное | | «Кому доступно» | Роли: автор, согласующий, исполнитель, участник,
руководитель проекта | | «Требовать результат» | Перед выполнением система попросит комментарий или файл | |
«Откуда доступно» | Статусы, в которых кнопка показывается | | «Куда переводит» | Что происходит с задачей после
нажатия |
Шаг 1. Откройте вкладку «Действия»
Действия настраиваются отдельно в каждом проекте.
1. В главном меню откройте «Проекты».
2. Нажмите на строку нужного проекта — справа откроется карточка проекта.
3. Перейдите на вкладку «Действия». Цифра на вкладке — количество включенных действий.
Пока в проекте ничего не настроено, вкладка показывает подсказку «Пока нет действий» и блок «Готовые наборы».
Внизу карточки проекта две кнопки: «Закрыть» и «Добавить действие».
Шаг 2. Поставьте готовый набор
Быстрее всего начать не с пустой формы, а с готового набора. Наборов три.
| Набор | Что дает | | --------------------------- |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------- | |
«Согласование закрытия» | 3 действия: «Отправить на проверку», «Вернуть на доработку», «Завершить».
Классическая схема с проверкой | | «Простой поток» | 2 действия: «Взять в работу» и «Завершить». Без проверки,
задача движется кнопками, а не перетаскиванием | | «Отмена с причиной» | 1 действие «Отменить»: закрывает задачу без
выполнения, причина обязательна |
Нажмите на плитку набора — раскроется предпросмотр: из каких действий состоит набор, кому они доступны и как двигают
задачу.
Наборы «Согласование закрытия» и «Простой поток» спрашивают, какими метками у вас размечены колонки доски:
- «Метка рабочей колонки» — колонка, в которой задача лежит, пока над ней работают («В работе»).
- «Метка колонки „На проверке“» — колонка, куда задача уходит на проверку.
- «Метка колонки „Запланировано“» — для набора «Простой поток».
Пока метки не выбраны, кнопка «Добавить 3 действия» неактивна. Если нужных колонок на доске еще нет, сначала создайте
их, а потом возвращайтесь к набору.
После нажатия появится сообщение «Действия согласования созданы», а действия встанут в конец списка. Дальше их можно
отредактировать, выключить или удалить — набор это просто заготовка, а не связанная навсегда конструкция.
Набор «Отмена с причиной» меток не спрашивает и ставится в один клик.
Шаг 3. Проверьте, что получилось
Действия набора собраны в карточку с его именем. У каждой строки три «факта» — по ним видно поведение действия, не
открывая форму:
- «Видно в статусе» — метки колонок либо чип «Любой статус».
- «Кому доступно» — роли через запятую.
- «Что произойдет» — целевая метка либо «Задача закрыта» / «Задача открыта заново».
Так выглядит набор «Согласование закрытия» в разобранном виде:
| Действие | Кому доступно | Видно в статусе | Что произойдет | Результат | | --------------------------- |
---------------------------------------- | --------------------------------------- | ---------------------------- |
------------ | | «Отправить на проверку» | Автор, исполнитель, руководитель проекта | Рабочая колонка и любая открытая
задача | Переводит в «На проверке» | Обязателен | | «Вернуть на доработку» | Автор, согласующий, руководитель проекта
| «На проверке», закрытые задачи | Возвращает в рабочую колонку | Обязателен | | «Завершить» | Автор, согласующий,
руководитель проекта | «На проверке» | Закрывает задачу | Не требуется |
Переключатель слева от названия включает и выключает действие; он сохраняется сразу, подтверждать ничего не нужно.
Выключенное действие остается в списке с ярлыком «Выключено» и в карточках задач не показывается.
Порядок строк в списке — это порядок кнопок в карточке задачи; над списком об этом есть напоминание «Порядок в списке =
порядок кнопок в задаче». Внутри набора строки переставляются перетаскиванием за иконку слева.
Шаг 4. Настройте действие вручную
Кнопка «Добавить действие» внизу карточки проекта (или «Добавить действие в набор» внутри набора) открывает форму.
Обязательных полей два: «Название» и хотя бы одна роль в поле «Кому доступно».
Кому доступно
| Роль | Кто это | | -------------------------- |
---------------------------------------------------------------------------------- | | «Автор» | Тот, кто создал задачу
| | «Согласующий» | Поле «Согласующий» в карточке задачи. Если оно пустое, согласующим считается автор | | «Исполнитель»
| Назначенный исполнитель задачи | | «Участник» | Участник задачи | | «Руководитель проекта» | Участник проекта с ролью
владельца или администратора |
Роли складываются: если отмечены «Автор» и «Согласующий», кнопку увидит и тот, и другой.
Откуда доступно и куда переводит
Нижняя часть формы описывает маршрут.
В секции «Откуда доступно» каждая строка — один источник:
- «Открытые задачи» — любая открытая задача независимо от колонки;
- «Колонка с меткой» — только задачи с выбранной меткой;
- «Закрытые задачи» — закрытая задача (так делают действия вида «Вернуть на доработку»).
Если источников не осталось ни одного, под секцией появляется подсказка «Доступно из любой колонки» — действие будет
доступно всегда. Для закрывающего действия это опасно, поэтому в списке такая строка помечается предупреждением
«Доступно в любом статусе — задачу можно закрыть, минуя проверку. Ограничьте статусом, если это не задумано.»
В секции «Куда переводит» четыре варианта:
| Переход | Что делает | | ------------------------ |
---------------------------------------------------------------------- | | «Оставить как есть» | Ничего не меняет:
кнопка нужна только ради комментария или уведомления | | «В колонку с меткой» | Снимает прежнюю метку колонки и
ставит целевую | | «Закрыть задачу» | Закрывает задачу | | «Открыть заново» | Переоткрывает закрытую задачу |
Для варианта «В колонку с меткой» обязательно выберите «Целевую метку»: без нее сохранение не проходит, а в списке
действие подсвечивается предупреждением «Не выбрана целевая метка — действие не сработает».
Форма сохраняется кнопкой «Сохранить» внизу карточки проекта, кнопка «Назад» возвращает к списку.
Наборы
Поле «Набор» — просто имя группы. Введите новое имя или выберите существующее из подсказки; оставите пустым — действие
попадет в общий список внизу вкладки. Имя набора видно и в карточке задачи — подписью над рядом кнопок.
У шапки набора две кнопки: «Переименовать набор» и «Удалить набор целиком». Второе удаляет все действия набора сразу,
система переспросит.
Шаг 5. Как это выглядит у сотрудников
Исполнитель сдает работу
В карточке задачи под связанными объектами появляется блок «Действия» с доступными кнопками. Первая кнопка выделена
цветом, под каждой — описание из настройки.
У действия с включенным «Требовать результат» открывается окно результата: заголовок — название действия, поле
«Комментарий», к которому можно приложить до трех файлов.
Кнопка «OK» остается неактивной, пока не введен текст или не приложен файл — под полем висит подсказка «Укажите
комментарий или приложите файл». Текст результата становится обычным комментарием к задаче, файлы — вложениями.
После выполнения задача переезжает в колонку «На проверке», а набор кнопок в карточке сразу меняется — перезагружать
страницу не нужно.
Кто проверяет
Проверяющего задает поле «Согласующий» в правой колонке карточки задачи, сразу под исполнителями. Если поле пустое,
согласующим считается автор задачи — то есть схема работает и без ручной настройки.
Чтобы сменить согласующего, нажмите карандаш справа от подписи и выберите сотрудника. Смена пишется в историю задачи
строкой «Согласующий изменен на».
Согласующий возвращает или закрывает
У задачи в колонке «На проверке» согласующий видит две кнопки: «Вернуть на доработку» и «Завершить». Исполнитель в этот
момент не видит ни одной — сдать задачу второй раз он не может, и закрыть тоже.
Возврат тоже требует комментария: в окне результата объясняют, что именно не так. Комментарий попадает в ленту задачи,
поэтому исполнитель увидит замечание вместе с остальной перепиской.
Если доступных действий сейчас нет, на месте кнопок появляется подсказка «В этом статусе действий нет — задачу двигают
на доске».
Что видно в истории
Каждое выполненное действие пишется в задачу отдельной строкой «Выполнено действие „…“», рядом — сопутствующие записи:
смена меток, закрытие, добавленный комментарий и вложения.
Что меняется в остальных местах
- Меню карточки задачи. Пока вам доступно хотя бы одно действие, пункты «Закрыть» и «Открыть» из меню «⋯» пропадают.
Пункты «Копировать ссылку» и «Удалить» остаются на месте.
- Доска. Перетащить карточку в колонку, закрывающую задачу, тоже нельзя: карточка вернется на место с сообщением об
ошибке. Это тот же запрет, что и для правил доски.
- Массовые операции. При групповом закрытии задачи, которые закрывать нельзя, пропускаются, а в сообщении появляется
строка «Запрещено настройками проекта: N».
- Автоматизации и правила доски. Автоматическое закрытие задачи правилом или автоматизацией работает по-прежнему:
запрет распространяется на людей, а не на системные действия.
Частые вопросы
Действия появятся сами в существующих проектах? Нет. Ни в одном проекте действия не заводятся автоматически — набор
нужно поставить вручную на вкладке «Действия». Пока этого не сделано, карточка задачи работает как раньше.
Можно оставить сотруднику возможность закрывать задачу напрямую? Да, для этого либо не заводите закрывающее действие в
проекте вовсе, либо добавьте роль этого сотрудника в поле «Кому доступно» у закрывающего действия.
Почему исполнитель не видит ни одной кнопки? Проверьте три вещи: включено ли действие, входит ли роль сотрудника в «Кому
доступно», и совпадает ли текущая колонка задачи с одним из источников в «Откуда доступно».
Действие есть, но задача не переезжает. Скорее всего у перехода «В колонку с меткой» не выбрана целевая метка либо метку
удалили после настройки. В списке такое действие подсвечено предупреждением.
Зачем нужна «Категория», если она ни на что не влияет? Категория задает смысл действия для уведомлений и отметки «сдано
на проверку». На то, кому доступна кнопка и куда она переводит задачу, категория не влияет — это делают роли и переход.
